Data is het nieuwe goud. Maar data zonder systeem om deze op te slaan werkt natuurlijk niet. Een PIM-systeem ondersteunt een gecontroleerde procesgang en legt alle data die je met je bedrijf verzamelt centraal vast in de organisatie. Van hieruit wordt data ontsloten naar andere systemen en kanalen. Als je geen goed PIM-systeem hebt kunnen klanten verschillende boodschappen via verschillende kanalen krijgen. Het is daarom belangrijk om goed na te denken over welk type systeem écht bij jouw organisatie past. Stel jezelf daarom de volgende vier vragen:
Hoeveel geld stop je in PIM?
Als je zelf je PIM-systeem gaat bouwen of een gekocht PIM-systeem gaat aanpassen, krijg je een perfecte fit. Dit kan echter veel duurder uitvallen dan een goed configureerbaar PIM-softwarepakket. Bij iedere upgrade moet je alles wat je zelf gebouwd hebt namelijk helemaal opnieuw testen. Dat maakt het (wellicht onnodig) kostbaar. Een mid- of top-tier PIM-pakket is initieel wellicht duurder, maar hier worden de kosten van ontwikkelingen gedragen door de fabrikant. Je kunt meeliften op nieuwe functionaliteiten die regulier beschikbaar komen.
Wat heb je werkelijk nodig?
Vaak willen we te veel. Hoeveel functionaliteiten gebruik je nu daadwerkelijk van een programma als Microsoft Word? Schrijf je templates en macro’s, of heb je de uitgebreidere functies nodig? Zo is het ook met PIM-systemen. Vaak wil je een hoop, maar is de werkelijkheid anders. Begin daarom altijd met een strategie: waar wil je over 5-10 jaar staan? Daar past een behoefte bij die door zal klinken in een productdatabehoefte. De weg daar naartoe zal voor ieder bedrijf anders zijn.
Welke complexiteit is nodig?
Stel, je verkoopt borduurgaren. De complexiteit van de te onderhouden data zal dan niet heel ingewikkeld zijn. Maar wat nu als je een automerk bent en de klant een eigen auto kan samenstellen? Met andere spiegels en wielen, wel of niet een touchscreen, of stuurverwarming? Dan neemt de complexiteit van de data sterk toe. In zijn algemeenheid kun je zeggen dat naarmate de complexiteit en/of hoeveelheid variaties toenemen, de te selecteren PIM-systemen snel zwaarder worden.
Data uitwisseling nodig?
PIM staat nooit op zichzelf. Het draait altijd mee in een applicatielandschap – en dit kan ook eisen stellen aan de keuze van je PIM-systeem. In een modern landschap zijn applicaties veelal aan elkaar gekoppeld. Heb je een simpeler landschap, dan is een CSV-file transfer ook goed genoeg. Tijdens de selectie is het zaak om ook te letten op mogelijkheden van data-uitwisseling in het landschap.
Daarnaast is het belangrijk te bepalen of producten in het PIM-systeem of in het ERP-systeem ‘geboren’ worden. De keuze hiervan is onder andere afhankelijk van de positie van je bedrijf in de waardeketen. Bij retailers en wholesalers worden producten in het PIM-systeem geboren, maar bij fabrikanten gebeurt dat vaak in de ontwikkelfase. Producten in de ‘idee’-fase bestaan wel, maar worden nog niet in het PIM-systeem opgenomen. Ze bestaan vaak wel al in het PLM-systeem. Pas als het product verkoopbaar is wordt het doorgegeven aan het PIM-systeem.
Meer weten?
In de e-learning leer je wat PIM is, wat andere datamanagementsystemen hiermee te maken hebben en wat de meerwaarde ervan is. Daarna krijg je inzicht in hoe je jouw organisatie inricht zodat je optimaal met PIM aan het werk kunt.
